Hoe u boekhouding, facturen en administratie laat samenwerken met uw andere systemen, en wat u kunt doen om dubbel invoeren en overtypen te beperken.
U krijgt een koppelkaart: uw systemen, en waar gegevens nu dubbel worden ingevoerd. Daarna volgt een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.
Boekhouding en administratie zijn het deel van het bedrijf waar elke fout geld kost. Een factuur die niet is geboekt, een bedrag dat verkeerd is overgenomen, een offerte die niet bij de order past. Veel van die fouten ontstaan niet in de boekhouding zelf, maar in de overgang ernaartoe: waar gegevens uit andere systemen met de hand worden overgenomen.
Het vermijden van dubbel invoeren begint bij de vraag waar een gegeven wordt aangemaakt. Een klant ontstaat in de verkoop, een uur in de planning, een bestelling in de webshop. Wie die gegevens daarna overtypt in de boekhouding, maakt van elk een tweede versie. Als beide versies later uit de pas lopen, moet iemand uitzoeken welke klopt, en dat gebeurt bijna altijd onder tijdsdruk.
Een koppeling laat de gegevens één keer ontstaan en daarna vanzelf doorstromen. Wij beginnen met een koppelkaart: uw systemen op één tekening, met de plekken waar nu wordt overgetypt gemarkeerd. Zo ziet u welke stap het eerst aandacht verdient. Wat daarna volgt, is een plan met plafondbedrag voor de koppeling die het meeste oplevert. Zo begint u met de stap die het meeste tijd scheelt.
41 artikelen, op alfabet.
Bij het overnemen van gegevens van het ene systeem naar het andere. Hoe vaker iets met de hand wordt overgenomen, hoe groter de kans op een verschil. Verminderen van overtypen is daarom de effectiefste manier om fouten te voorkomen.
Veel pakketten kunnen dat, maar de kwaliteit verschilt. Het blijft verstandig om uitzonderingen te laten controleren. Wat er automatisch kan, bekijken we met uw pakket erbij.
Boekhouden is het vastleggen van geldstromen en het opstellen van de cijfers. Administratie is breder: het omvat ook klantgegevens, contracten en bijvoorbeeld uren. In de praktijk lopen ze in elkaar over.
Dat hangt af van uw situatie: het aantal systemen, wat ze aan koppelmogelijkheden bieden, hoeveel gegevens er heen en weer gaan en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.
Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.
Vertel welke systemen u gebruikt. Wij maken een voorproefje: een koppelkaart van uw systemen, en waar gegevens nu dubbel worden ingevoerd.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw koppelkaart door.uw vaste contactpersoon
Binnen één werkdag nemen we persoonlijk contact met u op, en plannen we een kennismaking waarin we het voorproefje samen bespreken.
Hoe beter we uw situatie kennen, hoe beter uw voorproefje aansluit. Wilt u een paar korte vragen beantwoorden? Dat duurt ongeveer een minuut.
Even kijken wat we nog willen weten
Daarmee maken we uw voorproefje. Tot snel.
We maken een koppelkaart van uw systemen, en laten zien waar gegevens dubbel worden ingevoerd. Vertel ons welke systemen u gebruikt, dan sturen we u uw voorproefje.